Wordのアウトラインとは

アウトラインは、「物事のあらまし」というほどの意味です。就業規則の例でいうと、章・節・条文などの構造です。Wordでアウトラインを登録すると、つぎのようなことが可能になります。

 

  • 条文番号、項番号、号番号を自動で順番につけることができます。
  • ドラッグ・アンド・ドロップで、条文や項目を移動することができます（番号は自動で振り直されます）
  • 構造に合ったスタイル（フォントサイズやインデントの設定など）が適用されます。

アウトラインは、論文などの長文を書く場合、推敲などのときに威力を発揮する、とても便利な機能です。ただ、今回の対象は「就業規則」それも「すでにある就業規則」を想定していますので、必要最低限の機能を確認していきましょう。

就業規則の構造を整理してみる

いきなりですが、ここでご提案です。

就業規則のスタイルを、次のようにしませんか？

この場合の就業規則のアウトラインは次のようになっています。

レベル１：章
レベル２：節
レベル３：条（条の見出し）
レベル４：項
レベル５：号
レベル６：号の内容

Wordにとっては、扱いやすい構造です。見やすい構造だとも思います。

でも・・・。

この構造は、「厚生労働省のモデル就業規則」の構造とは異なるんですよね。

「厚生労働省のモデル就業規則」のカタチは、労働基準法などの「法文のカタチ」ととても良く似ていて、次のようになっています。

「モデル就業規則」「法文」は、独特のクセがあります。「条」の中身をあらわす「見出し」を、条番号の続きではなく条の上の行に表示します。「項」の番号で「１」は表示しないで、「第○条」という条番号のあとに続けることになっています。したがって、「項」の番号で表示されるのは「２」からです。また、「項」本文の行頭を揃えるため、条番号が２桁の場合は、番号を半角にします。

結果、「見出し」「条（第１～９条）」「条（第10条以降）」というレベルを追加して、アウトラインは８段階になりました（あとで説明する予定の「スタイル」を適用することも想定しました）

レベル１：章
レベル２：節
レベル３：見出し
レベル４：条（第１条～９条）
レベル５：条（第10条以降）
レベル６：項
レベル７：号
レベル８：号の中身

アウトラインの段階が増えただけでなく、「レベル５は１０条から」「レベル６は２項から」というように、設定がすこし複雑になります。

いかがでしょう。あらためてオススメします。先にご紹介した「シンプル就業規則」にしませんか？

残念なことに、多くの会社では「モデル就業規則」と同じ構造・スタイルを選択されます。「慣れ」とかの問題でしょうか・・・。

仕方ないので、ここでは「モデル就業規則」風のスタイル適用を想定して、アウトラインを設定していきましょう。

アウトラインの設定方法

さっそく、設定する前に、もういちどレベルを確認します。

レベル１：章
レベル２：節
レベル３：見出し
レベル４：条（第１条～９条）
レベル５：条（第10条以降）
レベル６：項
レベル７：号
レベル８：号の中身

このレベル表を見ながら、設定していきます。

ステップ１（下準備）

「Wordで作る就業規則（３）まずは、下準備をおこないましょう」で説明したように、今ある就業規則をWordの新規文書に貼り付けて下準備をおこないます。

「不要スペース」「不要改行コード」はできるだけ取っておいた方が、これからの作業がしやすいですが、多少残っていてもあとから修正できます。

ステップ２（アウトラインレベル設定）

アウトラインのレベルを設定します。

まず、表示を「アウトライン表示」にします。「表示」のメニューから「アウトライン」を選択してください。

設定のしかたは複数ありますが、直感的に操作できるのは、マウスを使った設定です。

アウトラインレベルを設定したい行にカーソルを置いて、右上の矢印キーをマウスでクリックしてみてください。たとえば、「→」を３度クリックすると「レベル３」が設定されます。また、「レベル３」が設定された行で「←」を１度クリックすると「レベル２」が設定されます。

すべて設定し終わると、次のようになります。

ステップ３（１レベル１段落に整形）

このステップは、条文番号・項番号・号番号の自動付番や、次の説明する「スタイル」に関連する作業です。

Wordのアウトラインでレベルを設定すると、その効果は「１つの段落」に及びます。ここで、「１つの段落」というのは、「行頭から改行コードまで」のことです。

上図では、ひとつの条文の途中に改行があるので、改行以降は「本文」と示されているレベルになっています。この、改行コードを削除し、「shift + 改行」と押して改行すると、全体がレベル４（条）で設定されます。

このように、「shift + 改行」で改行することを、「段落内改行」とよぶことがあります。前回（第３回）で説明した「すべての編集記号を表示する」設定にしている場合は、異なる編集記号が表示されていることが確認できるでしょう。

アウトラインが設定された就業規則をざっと見て、設定されたレベル内での改行を見つけたら、「段落内改行（shift + 改行）」に変更してください。

以上で、アウトラインの設定は終了です。おつかれさまでした。

まとめ

  1. 「アウトラインの設定」とは、「章」「節」などの文章構造をWordが取り扱えるように設定すること。
  2. アウトラインを設定すると、条・項の入れ替えや、「条番号」「項番号」の自動付番がカンタンになる。
  3. 「１レベル１段落」に整形すると、自動付番や次に説明する「スタイル」の設定がカンタンになる。